La gestion comptable en entreprise est indispensable à bien des égards. Au-delà d’une obligation légale, c’est elle qui assure, en grande partie, la bonne santé économique de l’entreprise. On estime qu’elle joue trois grands rôles, à savoir : compter, analyser et communiquer. Mais comment bien la gérer, justement ? Nous vous proposons ci-dessous quelques conseils en la matière :

L’usage d’outils adaptés

Au même titre que le commercial, les ressources humaines, les stocks… la comptabilité requiert un ou des outils performants. Tous ne sont pas payants, à l’instar de celui que propose www.memsoft.fr et son logiciel Oxygène qui est gratuit. Que permet de faire un bon logiciel comptable, concrètement ? Pourquoi s’avère-t-il si crucial pour votre entreprise ?

Tout d’abord, cet outil va permettre d’effectuer l’ensemble des opérations courantes de votre comptabilité à savoir la gestion des achats, des ventes, des charges diverses (ex : taxes) ou revenus autres (ex : subventions). En bref, toutes les opérations qui se rapportent à l’exploitation de l’entreprise.
Il est également essentiel pour les opérations dites « diverses » mais qu’il faut aussi réaliser. C’est par exemple le cas de l’enregistrement de la TVA collectée lors des ventes et de celle déductible sur les achats professionnels.

Un bon outil de comptabilité sera idéalement compatible avec votre logiciel commercial, ce qui permettra notamment d’effectuer automatiquement certaines opérations. Et en termes d’automatisation, il sera aussi possible de générer le plan comptable (ou compte d’exploitation), un document normé en comptabilité. L’import des écritures comptables (depuis un ancien logiciel par exemple) sera également très appréciable.

Enfin, ce logiciel vous permettra d’être en conformité avec la réglementation comme les déclarations et obligations fiscales. Il vous permettra d’établir vos comptes annuels en toute simplicité, de même que la télédéclaration de TVA ou encore le Grand Livre.

La tenue régulière de ses comptes

L’ensemble des opérations comptables doit être enregistré au quotidien. Sans comptabilité à jour, vous risquez de manquer d’informations cruciales, de réaliser des erreurs préjudiciables financièrement, mais aussi juridiquement parlant. Vous l’aurez compris : la comptabilité demande rigueur et régularité. Vérifiez par exemple que l’ensemble des dépenses a bien été pris en compte, et que chaque écriture comptable se retrouve dans le compte qui y correspond. Veillez aussi à joindre le justificatif pour chaque écriture comptable (ex : facture client ou facture fournisseur).
Tenir ses comptes à jour permet d’avoir une vue d’ensemble actuelle de la santé financière de son entreprise et ainsi mieux évaluer son activité et sa croissance au fil des mois et des années.  

L’établissement d’un calendrier comptable

Un calendrier va vous permettre de visualiser rapidement et simplement l’évolution de votre comptabilité tout au long de l’année. Pour ce faire, dressez une liste de vos opérations comptables comme le traitement des factures et devis, la déclaration de votre chiffre d’affaires et de votre TVA, les avis d’impôt sur votre société, les journaux de paie ou encore les relances des impayés.
Un calendrier comptable est également très intéressant pour parvenir à anticiper les futurs mouvements financiers de votre entreprise. Au fil des mois et des années, vous pourrez constater certaines tendances (liées à la saisonnalité selon votre activité par exemple) qui vous permettront d’évaluer vos frais et revenus prévisionnels, et éviter des problèmes de trésorerie.
Le calendrier s’avère aussi très pratique pour ne pas oublier de remplir ses obligations comptables annuelles, ce qui nous amène justement à notre point suivant.

Le respect des différentes obligations comptables

Selon le statut de votre entreprise (SAS, EURL, SARL, EIRL etc.), vous serez tenu de respecter ce que l’on appelle les obligations comptables. On trouve parmi celles-ci l’établissement des comptes annuels (comportant le bilan, le compte de résultat et l’annexe).
Si, par exemple, les SARL et les EURL bénéficient d’un régime simplifié en matière d’imposition, elles doivent néanmoins respecter différentes obligations comptables légales, comme :

  • L’enregistrement chronologique des mouvements liés au patrimoine de la société
  • Le formalisme des factures (ex : mentions obligatoires)
  • La réalisation d’un inventaire annuel pour contrôler la valeur des actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise
  • La conservation des documents comptables. Mettre en place un système efficace d’archivage s’avère là aussi crucial pour bien gérer la comptabilité de son entreprise.
  • La tenue à jour du livre-journal et du grand livre.
  • Dans certains cas, le fait d’avoir un commissaire aux comptes (notamment selon le montant de leur chiffre d’affaires)

Prévoir l’archivage des documents comptables

Certaines pièces comptables doivent être conservées 10 ans après leur émission, comme le livre journal, les bilans, comptes de résultats et annexes produits à chaque fin d’exercice comptable. Certains documents seront archivés sans limitation de durée, comme les actes de propriété.
Plusieurs documents peuvent en effet être demandés lors d’un contrôle de l’administration fiscale. Un archivage efficace vous permet de retrouver rapidement les documents exigés, gagner du temps, et vous assure d’en disposer à tout moment. Il est vivement conseillé de ranger les documents comptables selon leur nature puis chronologiquement et ensuite par ordre alphabétique. 

La digitalisation des activités professionnelles amène de nombreuses entreprises à passer à l’archivage comptable numérique. Cette gestion fait l’objet d’une réglementation bien précise. Il est essentiel de s’assurer de la bonne sauvegarde des documents et de sécuriser celle-ci via, par exemple, un coffre-fort électronique. Ce mode d’archivage est très pratique avec un outil de comptabilité performant, et pour bien entendu gagner de la place. Qui plus est, vos documents ne seront pas exposés à des risques de vol ou de dégâts matériels comme des inondations ou des incendies.

Il est également possible d’externaliser l’archivage auprès d’un cabinet spécialisé. Celui-ci disposera des infrastructures et du savoir-faire pour conserver vos documents en toute sécurité durant toute la durée légalement obligatoire.

Déléguer la comptabilité

Au vu de la rigueur, la régularité et les connaissances requises pour une bonne comptabilité, il peut être judicieux de faire appel à un expert et externaliser cette activité. Les lois évoluent constamment, et il peut être hélas facile de manquer certaines évolutions juridiques. En revanche, un professionnel de comptabilité sera constamment au fait de la réglementation en vigueur. Il vous épargnera également de longues heures de gestion comptable tout en assurant une qualité de service et un risque minime d’erreur. Certains domaines d’activité rendent d’ailleurs obligatoire le recours à un expert-comptable.